* Otel ve restoran işletmeleri için Örnek Organizasyon Anlaşma Metnidir...
* Organizasyon Anlaşma Metni Ne Demektir?
* Otel Ve Restoran İşletmeleri İçin Organizasyon Anlaşma Metninin Önemi Nedir?
Koord. Şef Ahmet ÖZDEMİR
Organizasyon Anlaşma Metni Ne Demektir?
Organizasyon anlaşma metni, bir organizasyon, etkinlik veya toplantının gerçekleştirilmesi için taraflar arasında yapılan yazılı anlaşmadır. Bu metin, etkinliğin detayları, tarafların sorumlulukları, ödeme şartları, iptal ve değişiklik koşulları gibi birçok önemli konuyu kapsar.
Otel ve Restoran İşletmeleri İçin Organizasyon Anlaşma Metninin Önemi Nedir?
Belirlilik ve Netlik:
Organizasyon anlaşma metni, 2024'de
restoran trendlerinde otel veya restoranın ne sunacağını, müşterinin ne beklemesi gerektiğini belirtir. Bu, taraflar arasındaki beklenti farklarını ortadan kaldırır.
Yasal Koruma:
Anlaşma metni, Gastronomide
Geleceğin Restoranlarında bir anlaşmazlık durumunda otel veya restoran işletmesi için yasal bir koruma sağlar.
Finansal Güvence:
2024 Dünya
Gastronomi Trendlerinde ödeme şartları, iptal ücretleri ve diğer finansal detaylar anlaşma metni ile belirlenir. Bu, işletmenin maddi zarara uğramasını engeller.
Profesyonellik:
2024 profesyonel otel mutfakları ve
Restoran Mutfağı Trendlerinde yazılı bir anlaşmanın olması, işletmenin profesyonellik ve güvenilirlik anlamında olumlu bir izlenim bırakmasına yardımcı olur.
İş Akışının Düzenlenmesi:
Kaynakların Etkin Kullanımı:
Organizasyon anlaşma metni ile
personel hiyerarşisi ve personel görevlerinde etkinliğin detayları önceden belirlendiği için, işletme kaynaklarını (personel, malzeme, alan vb.) daha etkin bir şekilde planlar ve kullanır.
Misafir Memnuniyeti:
Özetle,
Restoran Konsept Tasarımı detayları ve püf noktaları ile
restoran konsept danışmanlığımda da ele aldığım otel ve restoran işletmeleri için organizasyon anlaşma metni, hem işleyişin düzenli ve verimli bir şekilde gerçekleşmesini sağlar, hem de olası anlaşmazlıkların önüne geçerek tarafların haklarını korur. Bu nedenle, herhangi bir organizasyon veya etkinlik için bu tür bir anlaşma yapılması son derece önemlidir.
Genel anlamda misafir memnuniyeti odaklı Profesyonel anlamda tüm riskleri göz önünde bulundurarak günlük kurallar ile değil, kurumsal prensiplerle kararlar alan ve bu kararlara göre hareket eden işletmeler sürprizler ile karşılaşmaz.
3. Kişilerin hataları kanunlar nezdinde de ıslak imzaları ile yapmış oldukları anlaşmalar doğrultusunda sorumluluk alanlarındadır.
Başkalarının hatası yüzünden İşletmede Yanlışlıkla çıkabilecek bir yangın, herhangi bir elektronik aletlerinin tesisatımıza vereceği zarar, herhangi bir grup yemeğinde davetlilerden birinin istemeyerek'te olsa maddi anlamda restorana verebileceği bir zarar organizasyonu yapan kişinin sorumluluğu altındadır.
Organizasyon kontratı, Organizasyon Anlaşma Metni ile işletmelerin salon sayıları, verdiği hizmetlerin çeşitliliği, düğün, nişan, ziyafet, banket yemekleri, toplantı gibi kalabalık grup aktivitelerindeki riskler göz önünde bulundurarak her işletme için "FARKLI" ve özel olarak hazırlanır. Organizasyon kontratı aynı zamanda işletme için doğabilecek tüm maddi hasar ve problemleri 2. ve 3. Kişilere karsı kanunen işletme menfaatine garanti altına alır.
Önemli Not ve Tavsiye;
Her yeni işletme için özellikleri dikkate alınarak yeni kontrat metni hazırlanır. Tedarik zincirindeki diğer esnaflar içinde ayrı anlaşmalar yapılmalıdır ve metinleri mevcuttur. Bu konuda tarafımdan hizmet alanlarım içerisinde bulunan başarı odaklı hizmet ve bilgi alabilirsiniz.
GENEL ŞARTLAR
1. Aşağıda belirtilen şartlar (..................) konferans, ziyafet, toplantı, düğün, ve içermiş olduğu her turlu hizmet alanlarının normal kullanım ve kiralanması ile bu süre içerisinde (..................) tarafından sunulan ve kullanımı talep edilen mal ve hizmetlerin kullanımları konusunda bağlayıcı kontrat niteliği taşır.
2. Organizasyonu düzenleyenin (organizatörün) koşul ve şartlarının geçerli kılınabilmesi için elinde yazılı anlaşma bulunması gerekmektedir.
3. Organizatör ile (..................) arasındaki kontrat, organizatörün başvurusunun teyidi ile yapılır. Böylece organizatör ve (..................) ortak çalışması başlamış olur.
4. Eğer grup ticari bir ACENTE veya herhangi bir aracı kullanarak (..................) ile sözleşme imzalamaya giderse her iki muhatap da (Organizatör ve Acenta) kontrat gereği yapılacak ödemelerden sorumludur.
5. (..................), kontratta belirtilen şartları yerine getirmekle yükümlüdür. (..................), verdiği hizmette veya organizasyona sunduğu mekanlarda toplantının hedeşediği amacı zedelediği veya belirgin bir ihmalkarlık gösterdiği takdirde sorumluluk altına girer. Elde olmayan nedenlerle oluşabilecek aksamalardan (..................) sorumlu değildir.
Buna ek olarak; toplantı nedeniyle gerek (..................) un hizmetlerine gerekse binaya belirgin bir zarar verileceği söz konusu ise, Organizatör veya temsilcisi (..................) yönetimini önceden yazılı olarak haberdar etmekle yükümlüdür.
6. (..................), Organizatör ile yapılan anlaşmada belirtilen hizmetleri yerine getirmek zorundadır.
7. Organizatör, anlaşma koşulları gereği aldığı hizmetlerin karşılığını (..................) ödemek zorundadır. Aynı koşul organizasyon nedeniyle (..................) tarafından 3. şahıslara yapılmış olan ödemelerin karşılanması için de geçerlidir.
8. Ödeme koşulları aşağıda belirtilmiştir:
a. Anlaşmanın imzalanmasıyla beraber tahmini toplam hesabın % 30’u peşin olarak ödenir.
b. Grubun girişine 20 gün kala tahmini toplam hesabın %30’u.
c. Toplantı ve organizasyon süresince kalan bedel, yapılan ekstra harcamalar ve ek servisler grubun (..................) ten ayrılışı sırasında ödenir.
9. (.................), 9.(Dokuzuncu) maddede detayları belirtilen ödemelerin aksaması halinde fatura üzerinden ayda % 10 fark alma hakkına sahiptir.
10. Ön ödeme madde 9’da şart koşulduğu tarihte yapılmadığı takdirde (..................), kontratı geçersiz sayma hakkına sahiptir.
11. Ayrıca (..................), geçerli ve yeterli nedenleri olduğu takdirde kontratı iptal etme hakkına sahiptir. Örneğin, (..................) kontrolü dışında gelişen olaylar kontrat koşullarının yerine getirilmesini imkansız kılarsa veya eğer organizasyon yanlış bilgi ve gerçeklerin çarpıtılmasıyla düzenlenmiş ise veya yapılacak olan toplantının (..................) un günlük operasyonuna, güvenliğine ve itibarına zarar vermesi söz konusu ise (..................) kontratı geçersiz sayabilir.
12. (..................) 12. maddedeki geri çekilme hakkını kullandığını gecikmeksizin Organizatöre bildirmelidir.
13. Organizatörün, organizasyonun (..................) tarafından iptal edildiği durumlarda hiç bir hak talep etmeye hakkı yoktur. Uluslararası toplantılar istisna teşkil eder.
14. Organizatör tarafından bir iptal söz konusu olduğunda Organizatör aşağıda belirtilen ödemeleri yapmakla yükümlüdür:
a) (..................) ile anlaşılan organizasyonlarda 90 gün öncesine kadar yapılan iptallerde kontratta belirtilen tahmini toplam hesabın % 10’u kadar,
b) (..................) ile anlaşılan organizasyonlarda 60 gün öncesine kadar yapılan iptallerde kontratta belirtilen tahmini toplam hesabın % 35’i kadar
c) (..................) ile anlaşılan organizasyonlarda 30 gün öncesine kadar yapılan iptallerde kontratta belirtilen tahmini toplam hesabın % 60’ı kadar
d) (..................) ile anlaşılan organizasyonlarda 7 gün ve daha kısa süre öncesine kadar yapılan iptallerde kontratta belirtilen toplam hesabın % 100’ü kadar.
15. Ödemeler:
Bütün ödemeler bu kontratta belirtilen………………..tutarı ile ………para birimi üzerinden yapılır, ön ödeme tutarı…………….dır. Kalan tutar ………………..dır.
16. Opsiyon tarihi:
Bu kontrat Organizatör tarafından usulüne uygun olarak imzalanmış ve %10’luk ön ödeme (..................) resmi hesabına yatırılmışsa (..................) tarafından teyid edilir. Eğer kontrat organizatör tarafından usulüne uygun olarak imzalanmamış ve %10’luk ön ödeme (..................) hesabına yatırılmamışsa (..................) kontratın iptal edilmiş olduğunu var sayar.
17. Organizatör ve 3. şahıslar her turlu organizasyona (..................) dışından yiyecek ve içecek maddeleri getiremez.
18. (………………), elinde bulunan uygun teknik ekipmanı Organizatörün kullanımına sunar. Organizatör, bu ekipmanların titizlikle korunmasından ve sağlam olarak iade edilmesinden sorumludur. Herhangi bir hasar durumunda malzeme maliyeti Organizatör tarafından (..................) e ödenir.
19. Organizatörün dışarıdan getireceği herhangi bir elektrikli malzeme veya organizasyon için (..................) un yazılı onayını alması gereklidir. Onay alsa bile (..................) elektrik sistemine gelecek herhangi bir zarardan Organizatör sorumlu tutulur. organizasyondaki 3. şahıslar da dahil olmak üzere (..................) envanterindeki herhangi bir demirbaşa verilebilecek maddi zarar o gün dahilinde ödemek zorundadır.
20. Organizasyon katılımcıları, organizasyon ziyaretçileri, personeli ile Organizatörle işbirliği içerisinde olan 3. şahısların neden olduğu hasarların ödenmesinden Organizatör sorumludur.
21. (..................), gerek duyarsa Organizatörden güvenlik tedbirleri almasını isteyebilir.
22. Organizasyon detayları ve bu organizasyonla ilgili fiyat ve ücretler ile eklemeler, bütün şartlar ve kavramlar yazılı olarak yapılmalıdır.
23. Bu anlaşma 3 sayfa ve 25 maddeden oluşmakta olup Herhangi bir anlaşmazlık durumunda Istanbul mahkemeleri selahiyettardır.
24. Ayni imzalar, kaseler ve tarih itibari ile anlaşma saglanan menü organizasyon sekli ektedir.
25. Mücbir sebepler:
(..................) idaresi tarafından temin edilecek bütün hizmet alanları ve mahallerin mücbir sebeplerle, hükümet ve resmi makamların müdaheleleriyle; harp, kargaşalık, mülki hakların kullanılamaması hali, grev, ayaklanma, salgın hastalık, karantina ve (..................) idaresinin iradesi dışında kalan durumlarda (..................) un rezerve edilen bu yerleri temini imkansızlaşabilir. Yukarıda sayılan bu sebeplerden birinin vukuu bulması halinde (..................) idaresi rezerve edilmiş bu yerler için hiç bir sorumluluk yüklenmeyecektir.
(..................) kase, imza ve tarih ---- org. ad, soy ad kase, imza ve tarih
Oteller İçin Toplantı, Düğün, Nişan, "ÖRNEK" Özel Gün Sözleşmesi
Sayın Misafirimiz;
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Toplantı, Düğün, Nişan, Özel Gün sahibi kişilerin ve davetlilerin kişisel verileri, veri sorumlusu olarak ".................." tarafından açık, meşru amaçlarla, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işlenmektedir.
Kişisel bilgilerinizi siz misafirlerimize ve davetlilerinize daha iyi hizmet verebilmek, acil durumları yönetebilmek, ihtiyaç halinde iletişim kurmak, üyelerimizle iletişimi geliştirebilmek amacıyla, gereksinimleri ve ilgi alanlarını anlayabilmek, tanıtım- etkinlik yönetimi faaliyetlerini yürütebilmek, kanuni yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla üyelerimizden talep etmekteyiz. Gerekli kılınması durumunda ve gerekli tedbirler alınmak sureti ile ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşılabilecektir.
İşlenen Kişisel ve özel nitelikli kişisel verileriniz; Ad, soyadı, e-posta adresi, özel nitelikli veriler (sağlık verisi, hastalık, hamile, alerjiler gibi verilerdir.)
1. Sözleşmenin Tanımı
İŞBU sözleşme, "..................", Organizasyon Salonu kullanımı sistemi ve bu sisteme ait teknik ve idari esasları kapsar.
2. Taraflar
İşbu sözleşmede "************************" (bundan böyle ".........." firma olarak anılacaktır) ve ……………….. (Bundan böyle sözleşmede kısaca ".........." olarak anılacaktır).
3. Amaç
İşbu sözleşme ".........." firma ile ".........." arasında gerçekleştirilecek olan karşılıklı işbirliği ve toplantı, düğün, nişan, özel gün organizasyonlarında vaad edilen programın yapılmasını ve satışını geliştirmek amacıyla mutabakata varıldığının karşılığıdır.
4. Kullanım Koşulları
4.1. Sözleşme ekinde bulunan kontratta yazılı bulunan garanti misafir sayısına göre belirlenen toplam fiyatın%..... avans olarak alınır.
4.2. Düğün organizasyonlarında toplam bakiye organizasyon tarihine bir hafta (7 gün)kala tamamlanmış olmalıdır.
4.3. ".........."nin yazılı bildirmesi koşulu ile tedearikçi' nin kesin garanti ettiği konuk sayısı etkinliğe, 48 saat kala kontrata bildirilmelidir. En fazla %5 eksiltme ve artırma yapabilir. ".........." en fazla 300 konuk beklenen etkinlikler için garanti edilen konuk sayısının %10 fazlasına kadar ve 300 kişiyi aşan etkinlikler için ise garanti edilen konuk sayısının %5 fazlasına kadar olmak üzere yiyecek ve salon düzeni hazırlığı yapılacaktır. Toplam fiyat ziyafete gelen misafire göre hesaplanır. Bu sayı garanti misafir sayısından aşağıda olmaz. Fiyatlara%18 KDV dahildir.
4.4. Otelimizin anlaşmalı fotoğraf ve video stüdyosu mevcut olup, ".........." ile ".........." arasında yapılan sözleşmede, ".........."nin kendi rızası ile onay vermesi durumda uygulanacaktır.
4.5. Organizasyonun , ".........." tarafından iptal edilmesi halinde ".........." ".........." firmaya tazminat ödeyeceğini peşinen kabul ve beyan eder. Tazminat bedeli aşağıdaki şekilde hesaplanacak ve ".........."ye fatura edilecektir. Sözleşme imzalandıktan sonra olası bir iptal durumunda ".........." organizasyondan doğan tüm bakiyeyi tamamen ödemekle hükümlüdürler.
4.6. Fikir ve sanat eserleri kanunu gereği ".........." organizasyon sırasında kullanılacak fikir ve sanat eserleriyle ilgili sorumluluk ".........."’ ye ait değildir. Bu sorumluluklar ".........." ve icracı müzisyenler tarafından üstlenilmektedir.
4.7. Bu sözleşme taraflarca imzalanıp 4.1. madde belirtilen avansın otel kasasına yatırıldığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.
4.8. Vergi, resim, harç vb.resmi giderler oranlarının resmi makamlar tarafından yükseltilmesi ve bunlara yenilerinin eklenmesi halinde değişiklikler fiyatlara yansıtılacaktır.
4.9. Gün içerisinde gerçekleştirilecek tüm etkinliklerin hazırlıkları için mekân en erken 3 saat öncesinde tahsis edilecektir. Etkinlik bitiş saat 00:00 ’ı geçmemelidir.
4.10. ".........."; "..........", katılımcılar ve üçüncü taraflara (ses, müzik. süsleme organizasyon şirketleri) ait özel eşyalarla ilgili hiçbir şekilde sorumluluk kabul etmez. "..........", üçüncü tarafların ve/veya kendileri için çalışacak ekiplerin isim listelerini güvenlik sebebiyle geç davetten 2 gün önce otele ulaşacağını teyit temin eder.
4.11. "..........", ".........."ye ait araç park yerindeki araçlara gelen hiç bir zarar ve ziyandan sorumlu değildir.
4.12. Havai fişek, soğuk ateş ya da maytap gibi yanıcı malzemeler yalnızca açık hava mekânlarında, ".........." tarafından belirlenecek atış noktalarından ve ".........."nin onaylayacağı kaliteli olması esası alınarak kullanılabilir. Havai fişek atışı havai fişeği temin eden şirket tarafından valilikten izin alınarak atılabilir.
4.13. "..........", ".........." misafirleri ve üçüncü tarafların ".........."ye verebileceği her türlü maddi ve manevi hasarlardan sorumlu tutulacaktır. Meydana gelen hasar ".........." ve ".........." arasında görüşülecek ve söz konusu hasar tüm maddi sorumluluğu ".........."ye ait olmak şartıyla ücretlendirilecektir.
4.14. ".........."; 3. tarafların ve kendileri için çalışacak tüm ekiplerin yiyecek, içecek ve tüm ihtiyaçlarının tedarikinden kendileri sorumludur.
4.15. Düğün ve nikâh organizasyonlarında, "..........", evlenecek çiftin yaşlarından dolayı gerekli muvafakatin ve izinlerinin olduğu kabul, taahhüt beyan eder.
4.16. 200 kişinin üzerinde gerçekleşecek organizasyon için ".........."nin, ambulans ve ekibinin kiralanması esastır. Ambulans ".........." tarafından belirlenen noktalarda bulundurulacaktır. ".........."ye ait tesiste doktorun bulunmadığı saatlerde oluşabilecek rahatsızlıklar için talep edilecek doktor ücreti ".........." tarafından karşılanmak koşulu ile temin edilecektir.
4.17. Ek’ teki kontratta belirlenmiş fiyatlar, ilgili tarihte belirlenen organizasyon için geçerli olup, kişi veya kurum başka organizasyonlar için geçerli değildir.
4.18. Sözleşmede belirtilen hususlara uyulmadığı takdirde "............." Mahkeme ve İcraDaireleri yetkili kılınacaktır.
4.19. İş bu kontrol taraflar arasında imzalanmış olarak, üç (3)sayfa dört (4) maddeden ibarettir. …../…../202.......... tarihli organizasyonunuza ait son detayları içeren ziyafet sözleşmesi dikkatinize sunulmuştur. Sayfa sonunda yer alan “İmzalar” bölümü diğer sayfalar ile birlikte onaylanıp, mümkün olan en kısa zamanda tarafımıza göndermenizi rica ederiz.
Otelimize göstermiş olduğunuz nazik ilgiye teşekkür eder ".................." Ailesi olarak organizasyonunuzun en iyi şekilde gerçekleşmesi için her türlü yardım ve hizmete hazır olduğumuzu bir kez daha hatırlatırız.
Koord. Şef Ahmet ÖZDEMİR
Uluslararası Ve Kıtalararası
Restoran Danışmanı Ve Mutfak Danışmanı
Osmanlı Ve Türk Mutfağı Dünya Gönül Elçisi
Konu ile ilgili diğer bazı makaleleri'de incelemek isteyebilirsiniz...
